Strategie pozwalające uniknąć konfliktów [PSYCHOLOGIA]

Mniejsze lub większe konflikty to nieodłączny element spotkań w firmach, bo ile ludzi tyle opinii. Dlatego podczas tego typu zebrań bardzo często dochodzi do różnego rodzaju potyczek słownych generujących gęstą atmosferą w firmie, bo zwyczajnie jest to konfrontacja wielu różnych światopoglądów.

Strategie pozwalające uniknąć konfliktów podczas spotkań

Dotyczy to praktycznie każdej branży i najbardziej błahych kwestii, bo powodem konfliktu na spotkaniu firmowym może być nawet to, w którym miejscu na stronie kasyna powinien zostać umieszczony przycisk GGBet zaloguj się — jedni pracownicy mogą twierdzić, że prawy górny róg strony, a inni, że raczej w górnej części na środku.

Wiele firm bagatelizuje tę kwestię i uważa za naturalną kolej rzeczy, że pracownicy wymieniają się swoimi opiniami. Fakt, niewielkie konflikty i zdrowa konwersacja, poparta argumentami i bez agresywnego nastawienia jest rzeczą normalną, a nawet potrzebną w każdej firmie. Jednak gdy przeradza się w szeroko zakrojony konflikt, staje się dużym problemem.

Przede wszystkim konflikty na spotkaniach są istnym zabójcą produktywności i sprawiają, że środowisko pracy staje się nieprzyjemne i niewygodne, a co za tym idzie, pracownicy tracą zaangażowanie, przez co trudniej jest zrobić postęp i podjąć odpowiednią decyzję. Na szczęście istnieje kilka skutecznych strategii, które pozwalają zminimalizować negatywny wpływ konfliktów podczas spotkań, a nawet ich w zupełności unikać.

Harmonogram i cel spotkania

Kluczowym działaniem w zakresie unikania konfliktów jest ustalenie dokładnego harmonogramu spotkania i jego jasnego celu. To kwestia, o którą trzeba zadbać z dużym z wyprzedzeniem, a nie robić to na ostatnią chwilę lub co gorsza — podczas samego spotkania. Harmonogram i listę celów zebrania firmowego najlepiej przygotować około tygodnia przed datą spotkania i można to przykładowo zrobić w formie wiadomości e-mail i rozesłać ją do wszystkich pracowników, którzy będą uczestniczyli w spotkaniu. To zdecydowanie najszybsza i najbardziej wygodna opcja, która gwarantuje, że niemal na pewno wszyscy pracownicy odbiorą naszą wiadomość i dokładnie się z nią zapoznają.

Dzięki takiemu zabiegowi, każdy z pracowników przyjdzie na spotkanie przygotowany i będzie dokładnie wiedział, czemu będzie poświęcone i co będzie omawiane podczas jego trwania. Da to także pracownikom podgląd na to, czego się od nich oczekuje w czasie spotkania i na czym mają się skupić. Za sprawą harmonogramu wszyscy pracownicy będą dokładnie wiedzieli, w którym momencie będą poruszane konkretne kwestie, co pozwoli uniknąć zejścia zebrania na niewłaściwe tory w nieodpowiednim momencie i wystąpienia potencjalnego konfliktu. Pozwoli to również skoncentrować rozmową na konkretnym celu, co w efekcie zaowocuje lepszą produktywnością spotkania i szybszym zapadnięciem decyzji.

Podstawowe zasady spotkania

Bardzo dobrym pomysłem jest ustalenie podstawowych zasad spotkania, które można dołączyć do harmonogramu. Dzięki ustaleniu zasad dotyczących np. zachowania podczas spotkania można znacznie zminimalizować ryzyko pojawienia się konfliktu, bo uczestnicy będą dokładnie wiedzieli, co można robić podczas jego trwania, a czego raczej powinni unikać. W tym zakresie warto sięgnąć po reguły, które będą miały największy pozytywny wpływ na płynność spotkania i jego produktywność. Mogą to być zatem takie zasady jak:

obowiązkowa punktualność;
poszanowanie opinii innych;
nieprzerywanie innym;
wyłączenie telefonów na czas spotkania.

Otwarta komunikacja i aktywne słuchanie

By firmowe spotkanie można było zaliczyć do udanych, należy stworzyć uczestnikom bezpieczną i wygodną przestrzeń, w której będą mogli w komfortowy sposób jawnie wyrażać swoje opinie i myśli. Dlatego uczestników należy aktywnie zachęcać do szczerej i otwartej komunikacji — najlepiej robić to regularnie i otwarcie, żeby podbudować ich pewność siebie. Taki zabieg w znacznym stopniu pomoże zapobiec wszelkim niepotrzebnym nieporozumieniom, które finalnie mogą doprowadzić do konfliktu w trakcie spotkania.

Otwarta komunikacja nie będzie jednak miała sensu, gdy pozostali uczestnicy spotkanie nie będą aktywnie słuchać osoby przedstawiającej swoje stanowisko. Zachęcając pracowników do aktywnego słuchania, sprawimy, że będą skupieni na rozmówcy i spróbują zrozumieć jego punkt widzenia. To stworzy dla rozmówcy środowisko akceptacji i przestrzeń na wyrażenie wszystkiego, co ma do przekazania oraz da mu sygnał, że jest wysłuchiwany, bo słuchacza cały czas za nim podążają. Finalnie pomoże to zapobiec przyjmowaniu przez uczestników postaw reaktywnych, co jest częstym winowajcą konfliktów.

Negocjacje oparte o interesy i mediacja

Gdy w trakcie spotkania pojawi się konflikt, trzeba natychmiast podjąć odpowiednie kroki, by przynajmniej zminimalizować jego negatywny wpływ, a najlepiej w zupełności go wyciszyć. W tym celu najlepiej stosować sprawdzone techniki w zakresie rozwiązywania konfliktów takie jak negocjacje oparte o interesy i mediacja.

W przypadku negocjacji opartych o interesy sytuacja konfliktowa musi zostać rozwiązana w taki sposób, by finalnie uzyskane porozumienie było satysfakcjonujące dla każdej ze stron zaangażowanych w konflikt. W zakresie mediacji, w spór zostaje zaangażowana osoba trzecia, która jest neutralna względem powstałego sporu. Taka osoba pomaga stronom konfliktu w komunikacji pomiędzy nimi i w ustaleniu ich interesów, by finalnie ułatwić im rozwiązanie konfliktu.

Jeśli spotkanie dobiegło końca, a konflikt nadal nie został rozwiązany, należy śledzić jego rozwój i cały czas podejmować próby jego rozwiązania. Dzięki temu można skutecznie zapobiegać powstawaniu podobnych konfliktów podczas kolejnych spotkań.